En manuell process som når sin brytpunkt
När Brad Smith, SVP för inköp och försäljning, först tillträdde sin roll som inköpschef på Southwest Traders, ärvde han en avdelning som nästan helt sköttes manuellt.
Köpare skapade inköpsorder i ett gammalt ERP-system baserat på Mark Information Systems AS/400. Systemet lagrade historisk användning men gav inga prognoser och ingen faktisk vägledning. För att skapa en inköpsorder måste köparen klicka på varje artikel och ange ett nummer. Brad sa: ”Man satt bokstavligen bara där och gick igenom skärmarna en efter en. Det var allt de gjorde hela veckan – skapade inköpsorder.” Varje SKU. Varje vecka. Tusentals av dem.
Med 9 till 11 inköpare i personalen tog skapandet av inköpsorder upp hela veckan. När ordern var upprättad bekräftades den av en annan grupp och spårades av lagret. Ingen hade tid för analys, strategi eller planering. Belastningen märktes överallt. Servicenivån låg på omkring 97,2 %, vilket inte lät så illa, tills det kostade Southwest Traders ett kontrakt med en stor snabbmatsrestaurang efter upprepade lagerbrist på kärnprodukter.
Lagerhållningen var ett annat problem. Lagertiden (DOH) låg regelbundet på över 20 dagar och ibland ännu högre under högsäsong. Gamla lager var 16 %, vilket band upp likvida medel och tog upp utrymme. Hela trailers hyrdes in enbart för att lagra långsamt roterande varor.
Och sedan kom Panera Bread. För att stödja den nya verksamheten behövde Southwest Traders ta in 78 nya leverantörer. Ledningen budgeterade för en ytterligare inköpare. Brad insåg omedelbart att det inte skulle fungera. Den gamla processen var utmattande för teamet, och tillväxten skulle bara förvärra problemet.
Upptäck Blue Ridge vid precis rätt tillfälle
Blue Ridge var inte något som Brad hade i åtanke från början. Han undersökte andra lösningar, några som såg lovande ut, men ingen kändes rätt. Antingen var funktionaliteten inte tillräckligt stark eller så hade leverantörerna inte tillräckligt stora kundbaser. Sedan kom en ny chef till företaget, någon som hade använt Blue Ridge tidigare. Han uppmuntrade Brad att ta en titt på Blue Ridge.
När samtalen väl kom igång kom vändpunkten snabbt. Blue Ridge skickade en Lifeline-medarbetare som tidigare varit inköpschef för att prata med Brad och visa honom möjligheterna med Blue Ridge-plattformen. Denna Lifeline-medarbetare hade tidigare haft samma jobb som Brad. Han kände väl till problemen och kunde visa exakt hur programvaran löste dem.
”Jag pratade inte med någon som gissade om mina problem. Han hade själv upplevt dem. Och han visade mig hur verktyget hanterade de situationer jag mötte varje dag.” Jag kunde säga: ”Det här är vad som händer mig', och han sa: 'Använd det här för det.” Han visste exakt hur man löser de problem jag hade.” Det gjorde beslutet tydligt och var vändpunkten för Brad.
Omstrukturering av upphandlingen inifrån och ut
Översikt
- Företag: Southwest Traders
- Vertikal: Mat
- ERP: Mark Information Systems (AS/400)
- Blue Ridge-moduler: Efterfrågeplanering, påfyllning
Utmaningar
- Manuell, rad för rad PO-inmatning
- Ingen prognos eller synlighet
- Service på ~97 % och stigande lagernivåer
- 78 Nya leverantörer, ingen ökad kapacitet
Lösning
- Blue Ridge prognoser och påfyllning
- Undantagsbaserade inköp
- Rensning av artikelprofiler och leverantörspolicyer
Resultat
- Servicenivå på 99,95 %
- Dagar på hand minskade till ~18,5
- Gamla lager minskade till 2 %
- Teamet reducerat till 4 köpare
Implementering var inte magiskt. Southwest Traders team trodde att de hade gjort ett grundligt jobb med att förbereda sina data. När de väl kopplat samman systemen upptäckte de avvikelser mellan vad ERP-systemet visade och vad Blue Ridge såg. Det tog tid att rensa upp artikelprofiler, leverantörer, ordercykler och historik.
För att övergången skulle lyckas följde Brad råd från sin IT-chef: gör inte detta ensam. Brad rekryterade en Blue Ridge-avancerad användare till teamet på heltid. Hela gruppen, inköpare, den nya superanvändaren och den tilldelade Blue Ridge Lifeline-representanten, arbetade sida vid sida i ett stort konferensrum tills allt var stabilt. Det handlade inte bara om datarensning. Det var en kulturell omstart, en som skulle forma teamets arbete under många år framöver.
När processen mognade upptäckte teamet att de kunde göra mer med färre resurser och omdirigera sin tid till det strategiska arbete som tidigare varit utom räckhåll.
Före Blue Ridge:
- Köparna ägnade hela veckan åt att lägga order.
- En enda leverantörsbeställning kan ta flera timmar.
- Ingen hade tid för proaktivt arbete
”Mansatt bokstavligen bara där och gick igenom skärmarna en efter en. Det var allt de gjorde hela veckan – skapade inköpsorder.
Brad SmithSVP för inköp och försäljning hos Southwest Traders
Efter:
- Måndagsmorgonen blev "inköpsdagen"
- Köparna godkände undantag, kontrollerade vad som skulle servas och var ofta klara vid lunchtid.
- För många leverantörer kunde order godkännas utan att man behövde röra en enda rad.
"Varje måndag rensar vi våra undantag från efterfrågan och kontrollerar vad som ska servas", säger Brad. "De är klara med inköpen på tre eller fyra timmar. Vissa är klara på två. Förut tog det hela veckan." Med en i stort sett automatiserad påfyllning fick inköparna plötsligt utrymme att ta sig an mer värdeskapande arbete, såsom kategorihantering, inköp, prissättning och spårning av sina egna inkommande laster. Arbete som tidigare krävde separata avdelningar.
Och även om teamet till slut minskade med ungefär hälften, så nästan fördubblades företagets storlek.
Siffrorna talar sitt tydliga språk: lägre DOH, högre service, mindre avfall
Blue Ridge hade inte bara inverkan på inköpen.
Lagerteamet märkte förändringen först. Istället för oförutsägbara inkommande laster och pallar med långsamt rörliga varor som blockerade gångarna blev lagret stabilt och förutsägbart. Lagertrailers behövdes inte längre. Förslöset minskade dramatiskt och arbetskraften kunde användas där den behövdes.
Finans förbättrades också. Antalet dagar i lager (DOH) minskade från drygt 20 till cirka 18,5, vilket eliminerade behovet av att använda kreditramen för att finansiera överskottslager. Åldrat lager minskade från 16 % till 2, en av de lägsta procentandelarna Brad någonsin sett.
För kundernaär skillnaden enkel: produkten finns där när de behöver den. Servicenivån steg från 97,2 % till 99,95 %, vilket fundamentalt förändrade kundernas uppfattning. Denna konsekvens gjorde inte bara befintliga kunder nöjda, utan hjälpte också Southwest Traders att vinna nya kunder. Referenser från Panera Bread, Starbucks, Einstein och andra hjälpte Southwest Traders att vinna Panda Express utan att behöva öka antalet inköpare.
”De ärklara med inköpen på tre eller fyra timmar. Vissa är klara på två. Förut tog det en hel vecka.
Brad SmithSVP för inköp och försäljning hos Southwest Traders
"Vi lanserar Panda Express just nu och jag lägger inte till någon köpare", säger Brad. "Vår servicenivå med Panera, Einstein, Starbucks och alla dessa varumärken är 99,95 %. De pratar med varandra. Det är så vi fick Panda."
För köparna självaförändrades arbetet. Med Blue Ridge som skötte påfyllningsberäkningarna fick de tid att ta sig an arbete som tidigare låg på någon annans avdelning:
- Genomföra anbudsförfaranden för kategorier som koppar eller förpackningar
- Förhandla fram bättre priser och villkor
- Spåra sina egna inköpsorder och inkommande leveranser istället för att överlämna dem
- Stödja försäljningen utan att drunkna i uppföljningar och manuella kontroller
De slutade vara "personer som lägger order" och blev riktiga kategorichefer.
Sju år senare, fortfarande central för verksamheten
Southwest Traders har nu på Blue Ridge sedan 2018. Mätningarna har hållit och har i många avseenden förbättrats i takt med att mer data samlats in och köparna lärt sig hur man får ut mesta möjliga av systemet. Blue Ridge är en central del av deras leveranskedja. Deras LifeLine coach ger proaktiva rekommendationer snarare än reaktiv felsökning, något som Brad uppskattar.
Företaget planerar att övergå till Blue Ridges kraftfulla nya plattform Xpression. Brad förväntar sig mer automatisering under de kommande åren, särskilt automatiskt godkända order för konsekventa, förutsägbara artiklar, och ser Blue Ridge som en viktig del i den utvecklingen.
”Om vi någonsin skulle byta ERP-system skulle jag kämpa hårt för att behålla Blue Ridge. ERP-systemet hanterar transaktioner. Blue Ridge hanterar informationen. Det är skillnaden.”
Southwest Traders ersatte inte bara ett system. De ersatte ett arbetssätt. Övergången från manuell skapande av inköpsorder till en undantagsdriven planeringsprocess förändrade inköparnas roll, stabiliserade lagret, eliminerade trängsel i lagret och höjde servicenivån till en punkt där kunderna nu rekommenderar dem till andra.
Det som började som ett sätt att hålla jämna steg med tillväxten blev en grund för att stödja ännu mer tillväxt.
