"A veces las lecciones más sencillas son las más revolucionarias". Esa verdad tiene más de 30 años, pero sus palabras siguen resonando alto y claro.
El objetivo del post de hoy es compartir algunas formas sorprendentes, aunque lógicas, de reducir el inventario ahora mismo...
La clave para reducir el inventario no es comprar MENOS; la clave es comprar MÁS TARDE. Los equipos que utilicen esta estrategia y mentalidad de reducción de inventarios liberarán cantidades increíbles de capital para sus organizaciones.
La clave para REDUCIR inventarios NO es comprar menos; la clave es comprar MÁS TARDE.
Así que, como puede suponer, lo contrario es absolutamente cierto:
La clave para aumentar los niveles de servicio no es comprar MÁS, sino comprar MÁS TEMPRANO. Quizás dejemos ese desglose para otro día. Aquí exploraremos "comprar más tarde" como una estrategia para reducir el inventario y le desafiaremos a ver si hay oportunidad de hacerlo en su organización.
Cómo reducir el inventario en la planificación de la cadena de suministro: esos primeros días
Empecemos con unas breves palabras sobre los primeros días de uso de una solución avanzada de planificación de la cadena de suministro. La mayoría de las empresas experimentan una drástica y bienvenida reducción de inventario cuando pasan por primera vez del mundo de los antiguos informes de compras y hojas de cálculo a una solución de planificación de inventario de primera clase. Las previsiones avanzadas ofrecen resultados espectaculares, como era de esperar, y las cantidades adecuadas de existencias de seguridad que finalmente se colocan en cada artículo ofrecen a menudo una reducción de inventario impactante.
Este beneficio común se basa en el hecho de que la mayoría de las empresas llevan demasiadas existencias de seguridad en sus artículos "A" de rápida evolución o lisos. Una vez conseguidas esas victorias, suelen surgir muchas más oportunidades. Incluso un equipo fuerte con una solución avanzada de planificación y reposición de inventarios seguirá viendo resultados más profundos a medida que aumente su conocimiento y esté más abierto a la formación y el crecimiento.
Cuando las acciones de seguridad se inflan, he aquí por qué
Se trata de la diferencia entre una línea de proveedores equilibrada y una línea de proveedores desequilibrada.
Si tiene un artículo en su proveedor, su línea está equilibrada. Usted reabastece cuando ese artículo alcanza su punto bajo de existencias o punto de pedido. Lo repone hasta el nivel de pedido (OUTL). Si su ciclo de pedido es de 21 días, en unas 3 semanas, ese artículo se agotará de nuevo hasta el punto bajo de existencias, y volverá a empezar el ciclo.
Sin embargo, normalmente hay varios artículos en la línea. Con previsiones sólidas, existencias de seguridad adecuadas, plazos de entrega correctos y una estrategia de ciclo de pedidos, los artículos tienen muchas posibilidades de trabajar juntos al mismo ritmo y agotarse a un ritmo similar.
Si estos componentes son incorrectos, o desconocidos, puede creer que los está comprando todos hasta el mismo OUTL de 21 días. Pero en realidad, todos ellos se encuentran en suministros de tiempo muy diferentes. Cuando este es el caso, algunos artículos alcanzarán sus puntos bajos de stock y probablemente activarán el pedido antes de tiempo. Su solución de reposición trabaja entonces para comprar todo hasta el mismo nivel. Esto incluye "completar" los artículos que están sólo unos días por debajo de su OUTL.
El resultado es la desafortunada imagen de que nunca dejas que tus artículos se agoten hasta el punto en que quieren ser pedidos. Si a esto le añadimos la necesidad habitual de alcanzar la cantidad mínima de pedido (MOQ) exigida por un proveedor, el inventario puede realmente inflarse.
Más información sobre la optimización del reaprovisionamiento
Reponer demasiado pronto es como comprar una lista de la compra completa cada vez que entras en la tienda sólo porque se te acabó el pan antes de tiempo. Tu frigorífico haría horas extras.
Razones por las que reponemos demasiado pronto
Probablemente todos estemos de acuerdo en que esto ocurre más de lo que nos gustaría admitir. Si quiere acabar con este costoso hábito, empecemos por crear una lista de las trampas que nos llevan a hacer pedidos de reaprovisionamiento demasiado pronto:
- Evitar plazos de entrega dilatados
Oye, todos hemos pasado por eso. Un pequeño colchón es comprensible. Sin embargo, tienes que saber el impacto que eso tiene en tu inversión en inventario.
Si se dispone de 3 ó 4 días de colchón, esos 3 ó 4 días actúan como días extra de existencias de seguridad y los dólares pueden sumar.
Empiece por conocer siempre esta cifra clave: ¿Cuánto es 1 día de inventario en dólares (o en su moneda) para su empresa? Si 1 día natural de inventario son 250.000 dólares, entonces 4 días de colchón son 1.000.000 de dólares.
Al reducir ese colchón, reducirá ese stock secreto de seguridad y repondrá más tarde, en el siguiente pedido o más adelante. El inventario bajará.
Más información sobre la gestión del ciclo de fabricación
- Evitar la compra de ciclo fijo
Hay varias razones para establecer proveedores para el reaprovisionamiento en un ciclo fijo. Algunas de esas razones son buenas; muchas no lo son. Es de esperar que su proveedor le compense de tal manera que supere el gasto de inventario añadido.
Supongamos que el proveedor se reabastece los miércoles. Normalmente, la línea no "vence" el miércoles elegido. Lo más probable es que venza antes o después de ese miércoles. Por lo tanto, usted establece las reglas de manera que se reponga el miércoles anterior o el miércoles posterior.
¡Sabemos cuál será! Si alguna vez has intentado arriesgar un poco, probablemente te hayas quemado y no dejarás que vuelva a ocurrir. Siempre repondrá la línea antes de tiempo. El resultado es que el inventario se mantiene más alto de lo que sería si eliminara la regla del ciclo fijo.
Además, es posible que tenga que alcanzar un nivel mínimo de proveedor. Digamos, por ejemplo, que ese tramo es un camión completo. Y, por supuesto, usted no controla el tamaño del camión. Tampoco controlas el hecho de que se tarden 10 días en vender un camión de producto según tus previsiones.
Así, cada vez que compra, está comprando 10 días de existencias. A pesar de contar con 3 días de exceso de existencias, el próximo miércoles vuelve a reponerlas. Ahora tienes 6 días de exceso. Haces esto varias veces hasta que notas el exceso y entonces "te saltas una semana", que es una práctica habitual.
Aunque probablemente no observe la acumulación de inventario durante estas semanas, la acumulación se está produciendo. Los analistas de inventario que han tenido la oportunidad de eliminar las reglas de ciclo fijo en líneas como éstas pueden compartir muchos ejemplos de la drástica reducción de inventario que se produce.
- Evitar múltiplos de compra elevados
Todos estamos de acuerdo en que los artículos más lentos a menudo se compran muy por encima de su OUTL debido a los múltiplos de compra típicos. Un artículo con una previsión de 1 y un múltiplo de compra de 6 no tiene más remedio que reponer hasta 6 meses de existencias. Afortunadamente, la mayoría de estos artículos no tienen un gran impacto en su inversión en inventario.
Sin embargo, si sus artículos A y B también tienen múltiplos de compra elevados, es posible que a menudo "rellene" artículos muy por encima del OUTL. Sigamos con nuestra línea de proveedores que tiene un ciclo de pedidos de 21 días. Si un artículo A está sólo 7 días por debajo del OUTL en el momento de la compra de la línea, y el artículo tiene un múltiplo de compra de 17 días, se extenderá 10 días más allá del OUTL.
Debe mantener un análisis continuo de los Días de Compra Múltiple en todos sus grupos de artículos y rangos de previsión de artículos. Los Días Múltiples de Compra deben convertirse en una guía común de medición e información para el equipo.
Además, no olvide incluir un estudio de las grandes Cantidades Mínimas y los Mínimos Manuales.
- Evite reaccionar de forma exagerada ante los controles de artículos
Las soluciones actuales de planificación de la cadena de suministro proporcionan información oportuna y relevante. Sin embargo, cuando se pasa de un proceso anticuado a otro avanzado, hay que evitar la tentación de reaccionar de forma exagerada.
Su sistema de reaprovisionamiento puede tener la capacidad de mostrarle todos los artículos que podrían tener problemas; sin embargo, no puede permitirse pulsar el botón del pánico cada vez que el sistema le indique que debe reaccionar ante una situación.
Es posible que haya pasado años sin ver estos artículos, así que más le vale tener una estrategia inteligente de reducción de inventario para saber cómo reaccionar ante la información.
Un ejemplo es la posibilidad de ver los controles de punto bajo de existencias. Puede tener un proveedor de 100 artículos. Es muy posible que un puñado de artículos alcance su Punto Bajo de Existencias mucho antes que el resto de la línea. A menudo se trata de artículos lentos y de bajo impacto que de repente pueden vender 3 meses de existencias después de no haber vendido ninguno durante 3 meses.
Puede que la línea siga en buen estado, pero los artículos aparecen como advertencia. Dado que prefiere mantener limpia la lista de avisos, repone la línea mucho antes de lo previsto. El sistema no quiere volver a reponer durante un ciclo de pedido completo, por lo que se lleva muchos artículos que aún no estaban en posición de necesidad. De este modo, "rellena" el resto de la línea. Haciendo esto a menudo se asegura de que su inventario se mantendrá siempre alto.
Resultado: comprar demasiado pronto e inmovilizar capital por el camino.
- Evitar imprecisiones en la previsión de la demanda
La categoría de previsión de la demanda es grande, así que lo dividiremos en 3 partes:
- Previsión global de la demanda,
- Previsiones estacionales, y
- Previsión de nuevos artículos
Previsión de partidas globales
Su solución de planificación de la cadena de suministro quiere incluirle de vez en cuando en la conversación sobre la demanda. Le entrega informes y le ofrece herramientas de optimización del reaprovisionamiento basadas en excepciones. Quiere que colaboren continuamente para alcanzar la excelencia.
Si no desempeña su parte de la ecuación, es posible que nunca llegue a ver todo el potencial de precisión de previsión de la demanda que es posible.
Recuerde que la previsión de la demanda es el componente más importante, ya que combina e influye en todos los demás componentes del reaprovisionamiento. Cuando reabastece todo hasta un nivel de pedido común, quiere confiar en que unas previsiones de demanda sólidas garantizarán que la línea se agote lo más cerca posible.
Con una mala previsión de la demanda, el nivel de suministro de 21 días que usted cree que está comprando puede ser en realidad un suministro de tiempo muy diferente en numerosos artículos. El resultado puede ser un pedido activado mucho antes de lo previsto.
Previsión de la estacionalidad
Quizá el ejemplo perfecto de un componente deficiente que desequilibra una línea sea la falta de calidad de los Perfiles de Demanda Estacional en artículos con verdadera estacionalidad. Para muchos analistas de planificación de la demanda, la previsión de la estacionalidad es una de las últimas áreas que hay que dominar. Esto es comprensible, pero no reduce la necesidad de disponer de Perfiles de Demanda de calidad.
Una de las formas habituales en que los analistas encuentran estacionalidad en artículos con estacionalidad sorprendente es cuando siguen alcanzando sus Puntos Bajos de Existencias antes que el resto de la línea durante su temporada. De hecho, debe prestarse mucha atención a las excepciones de artículos en tendencia, ya que la estacionalidad de los artículos a veces se diagnostica erróneamente como tendencia.
Este tema señala las ventajas de una solución de planificación de la cadena de suministro de primera clase que le ayude a comprender y encontrar fácilmente los patrones estacionales y, a continuación, aplicar los Perfiles de Demanda adecuados.
Previsión de novedades
Los artículos nuevos siguen siendo un área de bajo rendimiento para muchos equipos de inventario y analistas.
Las previsiones de demanda de nuevos artículos requieren un nivel de atención similar al que se prestaría a un bebé. Hace poco publicamos un blog sobre la excelencia en nuevos artículos, en el que fomentábamos la "estrategia 3X", que dice así:
Si el 5% de sus artículos son nuevos, requieren al menos el 15% de la atención de su planificación de inventario.
Unas previsiones iniciales deficientes, o la falta de atención en las primeras semanas, pueden hacer que los artículos alcancen sus Puntos Bajos de Existencias antes de tiempo y, potencialmente, ser una fuente de compras demasiado tempranas.
Vigile sus días de retraso medio
Cuando reabastece a un proveedor 'Adeudado', ¿cuál es el promedio de días de demora en la línea? Cree una visualización de la línea y comience a observar dónde se encuentra el inventario promedio cuando realiza el pedido.
Siga observando ese valor cuando reponga la línea para ver si está bajando el inventario o si está subiendo. Para obtener más información sobre análisis de inventario, escuche el podcast: "10 números de análisis de inventario que deben preocupar a todos los ejecutivos".
¿Cuál es su potencial de ahorro?
Como hemos dicho antes, numerosos equipos de inventario han hecho de esta un área de gran interés y análisis. Descubrieron que a menudo reponían demasiado pronto, perfeccionaron y mejoraron su concienciación y redujeron millones de dólares de inventario en todos los equipos.
Usted puede tener un éxito similar. ¿Quieres hablar de tus retos específicos? Póngase en contacto con nosotros.
