La mayoría de los distribuidores mayoristas realizan pedidos de reaprovisionamiento según un calendario fijo. Por ejemplo, semanalmente. Siempre se ha hecho así, y nadie lo ha cuestionado nunca. PERO... ¡Lo que no saben es la cantidad de dinero que esa suposición deja sobre la mesa!
Hoy analizamos los aspectos económicos de la compra con un calendario fijo y la alternativa más inteligente: la optimización del ciclo de pedidos.
La optimización del ciclo de pedidos ahorra a las empresas millones de dólares simplemente utilizando la tecnología para evaluar cuándo y cuánto inventario compra su equipo de compras.
Es así...
Supongamos que siempre compras 1 caja de cereales para tu familia cada semana. Piensa en lo que cuesta faltar al trabajo, ir a la tienda, volver a casa, llenar la despensa con esa caja una vez a la semana y volver a hacerlo cada semana.
Ahora bien, ¿qué pasaría si dispusiera de un sistema de optimización de inventarios que pudiera realizar un análisis rápido de esos costes de adquisición y le dijera exactamente lo que ahorraría comprando con una frecuencia diferente? Por ejemplo, el sistema le diría que si pasara a comprar dos cajas de cereales cada dos semanas, ahorraría un 60% en costes de adquisición, o miles de dólares al año.
Ahora, a lo grande
Ahora piense en hacerlo a gran escala, con cientos de miles de referencias en múltiples ubicaciones. A lo largo de un año, el ahorro es enorme.
¿Hemos despertado su curiosidad? Profundicemos en "¿Qué es la optimización del ciclo de pedidos?".
La optimización de los ciclos de pedido de los proveedores es un proceso de reposición que los equipos de compras suelen pasar por alto. La optimización de los ciclos de pedido es el proceso de evaluar los costes de adquisición y los costes de transporte para determinar el ciclo de pedido más rentable o menos costoso para un proveedor. Esto se define como un ciclo de pedido económico.
En pocas palabras, es la determinación de la frecuencia con la que debe comprar inventario a un proveedor. Desde el punto de vista financiero, ¿tiene más sentido pedir inventario a un proveedor una vez cada 7 días, una vez cada 30 días, o en algún punto intermedio?
El resultado dependerá de lo que cueste pedir ese inventario y lo que cueste mantenerlo.
Proceso del ciclo económico de pedidos
Para calcular con precisión su ciclo económico de pedidos, primero debe comprender y aislar los componentes que integran un cálculo de ciclo de pedidos. Profundizaremos en la composición de estos componentes, pero para reiterar su papel en el cálculo, el proceso debe evaluar el coste de mantenimiento del inventario y el coste de pedido del inventario a un proveedor.
Al realizar pedidos con menos frecuencia o aumentar el ciclo de pedidos a proveedores (en términos de días), aumenta el coste de mantenimiento de las existencias. A medida que aumenta la frecuencia de los pedidos o disminuye el ciclo de pedidos a proveedores (en términos de días), aumenta el coste de adquisición de las existencias. El objetivo de determinar un ciclo de pedido económico es encontrar una frecuencia de pedido que equilibre estos costes.
Dos componentes clave
- Coste de transporte:
El coste contable de las existencias, también denominado coste de mantenimiento, incluye todos los costes asociados al almacenamiento de las existencias no vendidas. El valor total debe incluir los costes relacionados con la tenencia de existencias, como los costes de almacén, seguros e impuestos.
Los costes de mantenimiento también deben incluir factores como los costes de oportunidad, las mermas, la depreciación y la obsolescencia. Estos costes suelen agruparse en la tasa de mantenimiento físico y la tasa de capital de la empresa, que constituyen el coste de mantenimiento de las existencias.
El coste de mantenimiento suele expresarse como porcentaje del inventario total durante un periodo de tiempo.
Por ejemplo, una empresa con un valor medio anual de existencias de 2 millones de dólares y un coste de mantenimiento de existencias del 25% tiene un coste anual de mantenimiento de existencias de 500.000 dólares.
Coste del pedido:
El coste de pedido de existencias, también denominado coste de adquisición, describe todos los gastos en los que se incurre para comprar existencias. Estos costes deben incluir todos los gastos relacionados con la revisión de un pedido, la presentación de dicho pedido a un proveedor, el coste para Cuentas a Pagar de conciliar un pedido de compra con una factura y procesar el pago necesario a un proveedor.
El coste de pedido también debe incluir todos los costes incurridos para recibir existencias de un proveedor.
Por lo general, las empresas pueden desglosar los costes de los pedidos en:
- Un coste de cabecera de pedido,
- El coste de realizar un pedido a un proveedor,
- Un coste de línea de pedido, y
- El coste de recibir el inventario de ese pedido
Necesidades avanzadas: Limitaciones de los proveedores
La optimización del ciclo de pedido no consiste únicamente en calcular un ciclo de pedido económico. Para optimizar realmente los pedidos, también hay que tener en cuenta otros factores.
Muchos proveedores exigen una cantidad mínima de pedido (MOQ), mientras que otros también exigen que las cantidades se redondeen a múltiplos, como una caja, un cartón o un palé.
Aunque una frecuencia de pedido puede ser la opción más económica, ese número exacto de días no siempre es posible, ya que hay que tener en cuenta las restricciones de pedido de los proveedores.
Conocer el ciclo económico de pedido de cada proveedor es el paso más importante para optimizar sus ciclos de pedido e impulsar el beneficio empresarial. También es una información clave para una empresa a la hora de negociar contratos con proveedores.
Optimización de inventarios, simplificada
"La mayoría de los compradores no tienen ni idea de que los costes de adquisición/recepción son mucho más letales que el coste de transporte. Se centran en los giros rápidos. Pero el verdadero valor está en conocer tus números".
La buena noticia es que no tiene que hacer este análisis usted solo. Las soluciones avanzadas de optimización del inventario hacen el trabajo pesado por usted, más rápido y con mucha mayor precisión. Estas tecnologías ejecutan algoritmos inteligentes de reposición en todo el surtido y ofrecen recomendaciones en cuestión de segundos.
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