VÍDEO: Reducción de inventarios 101: El problema de la compra de ciclo fijo
La Compra de Ciclo Fijo es el productor silencioso de exceso de inventario.
Sus proveedores, que han sido programados para reabastecerse en un ciclo fijo como "cada lunes" o "cada dos miércoles", están inmovilizando un 20% o más de dólares que podrían invertirse de forma más rentable.
Hoy le mostraremos un desglose del reaprovisionamiento, le explicaremos algunas razones por las que las líneas se establecen como fijas y le sugeriremos estrategias de planificación de la demanda y reducción de inventarios para asegurarnos de que toda la empresa trabaja para que los beneficios del ciclo fijo superen los gastos.
Desglose del ciclo de pedidos: El exceso es silencioso, oculto y sorprendente
El exceso de existencias se produce cuando el ciclo de pedidos, el soporte y la demanda no coinciden.
Los ciclos fijos suelen fijarse en proveedores más grandes e influyentes. Es más probable que a estos proveedores se les compren tramos o mínimos en peso, cubos o dólares. Sin embargo, esas horquillas o mínimos constituyen en realidad una oferta de tiempo específico.
Por ejemplo, un camión cargado de productos de un proveedor puede representar 10 días de demanda, como en la imagen. No controlas el tamaño del camión ni la demanda.
Cuando se establece un ciclo fijo, se intenta controlar el proceso de reaprovisionamiento, y ahí es donde se producen los daños. En el escenario siguiente, el proveedor está configurado para reabastecerse todos los lunes:
La línea verde representa el nivel de inventario posible si permitiera que la reposición respondiera a la demanda y comprara cuando fuera necesario. La línea roja muestra el inventario real basado en la acumulación de ciclo fijo.
El primer lunes se compra un camión cargado, lo que supone un suministro para 10 días. Esas mercancías quieren agotarse y reponerse juntas en unos 10 días, lo que sería aproximadamente el jueves siguiente.
Sin embargo, de aquí a entonces, pasa el lunes. A pesar de que le sobran 3 días de existencias, vuelve a reponerlas. Vuelve a reponer un camión de producto, lo que supone un suministro para 10 días. Ahora está 13 días por encima de su posición de reabastecimiento.
El lunes siguiente, haces un análisis para ver si puedes saltarte una semana. Sin embargo, como muestra la imagen, tiene un exceso de existencias de 6 días, lo que no le permite saltarse un pedido. Así que se hace otro pedido de camiones.
Finalmente, el inventario se ha acumulado tanto que puede saltarse el pedido del lunes siguiente y volver a empezar el proceso de acumulación el lunes siguiente.
El impacto: La línea verde representa el nivel de inventario posible si permitiera que la reposición respondiera a la demanda y comprara cuando fuera necesario. La línea roja muestra su inventario real basado en la acumulación de ciclo fijo. Para saber más sobre cómo la compra de ciclo fijo roba beneficios a los distribuidores, vaya aquí.
En un escenario de SUSTITUCIÓN fija, o se compra demasiado pronto o demasiado tarde
Aunque no tenga que ceñirse a una horquilla o tamaño mínimo, experimentará una acumulación de existencias.
Para cada proveedor de ciclo fijo, hay que decidir semanalmente si comprar ahora o esperar. Se decide si apostar por los niveles de servicio y esperar, o ir sobre seguro y comprar pronto. Rara vez se da el caso de que el día del ciclo fijo sea también el día perfecto para reabastecerse.
Según nuestra experiencia, y tras muchos años observando a profesionales del inventario encargados de mantener la imagen de servicio de la empresa, no se juega. Basta una sola apuesta perdida para que el contragolpe de quedarse sin existencias influya en sus decisiones futuras.
Sólo hay una forma de decirlo... En la compra de ciclo fijo, siempre se compra antes.
Esa semana en la que puedes saltarte un pedido puede hacer mucho daño
La semana en la que no tiene ningún pedido que realizar debe sentirse incómodo. Significa que el inventario es más alto de lo que usted preferiría, y está esperando a que vuelva a una zona de normalidad. Sin embargo, eso no suele ser lo peor.
A menos que utilice una de las mejores soluciones actuales de planificación de la demanda, corre un riesgo extremo de sufrir una desagradable falta de existencias.
Normalmente, esto no ocurre en los artículos A, ya que probablemente te has asegurado de que tienen suficiente suministro. El problema está en los artículos C y D, y sorprendentemente en los de temporada.
LEA: La creciente lista de artículos sorprendentemente estacionales
Estos artículos tienen patrones de demanda estacional difíciles y requieren las herramientas más sofisticadas de previsión, stock de seguridad y elaboración de perfiles.
Sin una estrategia única e inteligente para cada artículo, experimentará problemas de servicio durante esas dos semanas.
¿Por qué creemos que hay un 20% de exceso?
Nuestra audaz afirmación está influida por algo más que la imagen de arriba. La comunidad de inventores es una poderosa fuente de formación, experiencia y sugerencias.
Muchos profesionales de la planificación de la demanda y equipos de inventario se han dado cuenta de este nivel de ahorro en reducción de inventario tras eliminar la reposición de ciclo fijo en las líneas de proveedores. Tras unos cuantos ciclos, la reducción de inventario se hará realidad y se convertirá en la nueva normalidad.
La fuente: Los ciclos fijos se establecen por numerosas razones
Hay varias fuentes muy comunes que solicitan la reposición de ciclo fijo. Algunas razones son buenas, pero muchas no lo son lo suficiente.
Los proveedores suelen exigir un ciclo fijo de reposición
Sus proveedores suelen preferir planificar sus pedidos y operaciones. Le pedirán, inspirarán o incluso exigirán que se ajuste a lo que más les conviene. Se benefician de planificar su producción, sus operaciones y su mano de obra.
¿Cómo se beneficia usted?
[Grillos].En realidad, no hay nada a su favor, a menos que le ofrezcan un descuento de calidad por comprar en su patrón. Algunos de tus proveedores son lo bastante poderosos como para ponerte en esta costosa situación, pero otros tienen que ofrecerte por fin un beneficio económico, o permitirte reabastecerte como quieres. Incluso los grandes tienen que darse cuenta del precio que estás pagando. Tus márgenes ya son escasos.
¿Y sus clientes? ¿Le compran cuando quieren o cuando usted les exige?
Las mejores soluciones de planificación de la demanda le muestran el dinero
Estas aplicaciones avanzadas tienen una base financiera y muestran el beneficio anual exacto que se pierde con estas pautas de compra de ciclo fijo. Los distribuidores utilizan esta información para evitar estas trampas o para conseguir los descuentos o precios necesarios para pagar el exceso de inventario.
El departamento de transportes solicita a menudo la compra de ciclo fijo
Sus equipos de transporte tienen objetivos operativos similares a los de sus proveedores. Les gusta cumplir un calendario y trabajan para encontrar transportistas de backhaul o intermediarios que reduzcan los costes de transporte.
Esta es una oportunidad ideal para trabajar juntos. Empiece por informarles del costoso impacto de las compras de ciclo fijo. Trabajen juntos para comparar el ahorro en transporte con el coste del exceso de inventario.
Su equipo de transporte está trabajando para mostrar un ahorro a través de back-haul o brokers, y necesitan trabajar en equipo para evitar la sub-optimización. Ambos se necesitan mutuamente. Y si trabajan juntos, pueden crear objetivos comunes que puedan medirse en su cuenta de resultados.
La mejor solución de planificación de la demanda puede ayudar a encontrar esas situaciones ideales mediante el análisis avanzado de horquillas.
Su campeón o jefe de equipo debe ofrecerse a pasar tiempo aprendiendo en el área de transporte, y usted debe invitar a sus jefes de equipo a pasar días con su equipo de inventario. Todos los objetivos deben convertirse en objetivos de la empresa, no sólo del departamento.
Quizá simplemente le guste la comodidad
Puede que ahora mismo esté maldiciendo este artículo. Puede que le guste la comodidad de establecer un calendario de pedidos para poder planificar sus días y semanas. Te hace la vida de inventario más cómoda. Sin embargo, ahora que has visto la imagen, no puedes estar cómodo porque no podrás reponer sin culpa.
Si ha establecido ciclos fijos para que su vida funcione mejor, la gran mayoría de las veces está reponiendo demasiado pronto. Su inventario es mucho mayor de lo que debería ser.
Ahora tiene la oportunidad de obtener resultados heroicos. Tu papel está a punto de convertirse en un reto mayor, pero devolverás un valioso dinero a la organización. Usted ganará.
Aléjese de la reposición de ciclo fijo siempre que pueda y coseche los frutos.
No dispone de las herramientas de planificación de la demanda adecuadas
Si todavía vives de elaboradas hojas de cálculo o de informes y herramientas de compra de ERP, puede que te sientas afortunado por el mero hecho de pasar cada semana.
Uno de los escollos más comunes y costosos de no contar con una verdadera solución de planificación de la demanda es que uno se queda atascado comprando en función de un calendario.
Si su solución de inventario no examina cada artículo y cada proveedor cada noche y le dice exactamente qué líneas deben reponerse para mantener los niveles de servicio, entonces todo su reaprovisionamiento se atiene a este costoso hábito.
Si este es el caso, sus problemas de inventario van mucho más allá del exceso de inventario causado por ciclos fijos que se compran demasiado pronto. Se enfrenta a una serie de costosos escollos. Sus existencias seguirán siendo elevadas y sus problemas de servicio continuarán en artículos singularmente difíciles.
Utilícelo como motivación. Conviértalo en el inicio de su análisis del ROI en un viaje hacia la mejor planificación de inventarios de su clase.
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Avanzar con inteligencia; tomar decisiones de reposición inteligentes desde el punto de vista financiero
Algunos distribuidores minoristas y mayoristas han eliminado por completo la compra de ciclo fijo, pero muchos todavía tienen algunas líneas que permanecen con esta estrategia. La mayoría de los equipos de inventario han experimentado grandes resultados allí donde han podido realizar el cambio.
Una vez que experimente la reducción de inventario de los proveedores que se eliminan del reabastecimiento de ciclo fijo, le inspirará a trabajar duro para mover a otros proveedores a reabastecerse en función de las necesidades.
La imagen siguiente muestra un ciclo de pedidos de 10 días que se reabastece en función de las necesidades, respetando al mismo tiempo la horquilla requerida. Como ya explicamos en un artículo anterior sobre la reducción del inventario, la clave para reducirlo no es comprar menos, sino "comprar más tarde".
Reponga cuando sus artículos quieran comprar, y no cuando usted o sus proveedores prefieran comprar.
Los que han pasado a comprar en función de las necesidades han comprobado con satisfacción que la recepción también se ha suavizado. Es un flujo más coordinado de oferta y demanda.
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Se reducirá el inventario
Ahora conoces la verdad. Estás mirando la imagen superior y reconociendo el patrón en tu mundo. Véalo como una buena noticia. Véalo como dinero recién encontrado a punto de suceder.
Invite a los demás líderes de la organización a comprender el coste del exceso de inventario causado por las compras de ciclo fijo. Una imagen vale miles, o incluso millones, de dólares.
Trabajar en equipo para cambiar la estrategia. Haga de cada decisión una decisión de inventario financieramente sólida. Elimine la reposición de ciclo fijo, ¡o haga que sea rentable!
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