Análisis de pedidos especiales: 6º paso esencial para una planificación experta de la demanda

Ha atendido las necesidades de sus clientes. Ha creado su pedido de reposición, pero se ha dejado algunas piedras sin remover... ¿Qué pasa con esos Pedidos Especiales? Antes de enviar el pedido de reposición a su proveedor, no pase por alto la oportunidad de aumentar los ingresos y reducir los costes en estas 3 áreas de Pedidos Especiales:

1. Eventos y promociones,
2. Compras de inversión, y
3. Transferencias y equilibrios de excedentes

Han pasado casi 23 años desde que escuchamos por primera vez una frase que nos encantaría tomar prestada del entrañable Jerry McGuire... "¡Enséñame el dinero!". Eso es exactamente lo que el análisis de pedidos especiales hace por su negocio.

Estamos encantados de que esté aquí hoy para el Paso 6 de nuestra serie 7 Pasos Esenciales para la Planificación Experta de la Demanda. Estamos aquí para mostrarle el dinero. Bueno... más bien estamos aquí para que usted se muestre a sí mismo el dinero a través del análisis estratégico de pedidos especiales. Le daremos algunas estrategias que puede utilizar para optimizar las oportunidades de Pedidos Especiales e incrementar el margen en todas sus promociones, compras de inversión y transferencias/equilibrio de exceso de existencias. Estas áreas ofrecen una ganancia rápida y fácil para aumentar las ventas, ampliar los márgenes, elevar sus productos y equilibrar el exceso de existencias.

El análisis de pedidos especiales se realiza después del reaprovisionamiento básico y antes del redondeo final de los múltiplos de compra y de los tramos de proveedores en el proceso de planificación de la demanda:

1. Previsión de la demanda
2. Previsión de plazos
3. Optimización del ciclo de pedidos
4. Gestión del nivel de servicio
5. Reabastecimiento
6. Análisis de pedidos especiales
7. Análisis de la validez de los pedidos

¿Merecen realmente la pena los pedidos especiales?

Una y otra vez, le daremos un gran "¡Sí, lo son!

La optimización de eventos y promociones, ofertas y compras de inversión y transferencias de exceso de existencias son oportunidades primordiales para mejorar la cuenta de resultados de la empresa, a menudo con reducciones de inventario de hasta el 20%. Suponiendo que haga su análisis de pedidos especiales antes de lanzar el pedido final.

La optimización de los PEDIDOS ESPECIALES aumenta a menudo los ingresos y reduce el inventario hasta un 20%.

La gestión de pedidos especiales es un juego de agilidad. Acertar en la previsión de la demanda es clave.

Un pedido de reaprovisionamiento suele presionar para tener una previsión de demanda sólida durante días o algunas semanas. Sin embargo, cuando se trata de compras promocionales o de ofertas, la importancia de una previsión sólida de la demanda aumenta drásticamente.

La previsión de la demanda debe ser pertinente e incorporar las pautas estacionales. De lo contrario, su inversión de 90 días podría resultar en 150 días de suministro. Su objetivo de ganar dinero podría acabar costándole dinero.

Lo mismo puede decirse del equilibrado y las transferencias del exceso de existencias. Con una mala previsión de la demanda, la misma ubicación que se llevó el exceso de existencias podría dar la vuelta y necesitar reabastecerse de nuevo rápidamente.

Vamos a sumergirnos en las estrategias de análisis de Pedidos Especiales que necesita ahora mismo.

Eventos y promociones

Las promociones y las campañas de eventos especiales brindan la oportunidad de presentar nuevos artículos, destacar artículos de gran margen, promocionar la empresa y aumentar la exposición. Pero, maldita sea, ¡seguro que desvían la planificación de la demanda!

¿QUÉ FALLA?

A los equipos de marketing les encanta promocionar artículos, pero sin una solución avanzada de previsión de la demanda, las actividades promocionales provocan el caos, la falta de existencias y el exceso de existencias en el inventario. Estas situaciones son habituales y costosas:

• El movimiento promocional aumenta artificialmente el historial de la demanda e infla las previsiones para los próximos periodos.
• El inventario promocional aumenta su saldo de inventario e impide que la actividad normal de reposición se produzca a tiempo.
• Las promociones con demasiadas conjeturas, que rinden más de lo esperado, provocan desabastecimientos, pedidos urgentes y colas desequilibradas.
• Después de perseguir la demanda, apresurar los pedidos de última hora y experimentar agotamientos y excesos de existencias, se recopila muy poco historial del evento y se utiliza adecuadamente para limitar las interrupciones la próxima vez que se promocione el artículo.

CÓMO GESTIONAR BIEN LAS PROMOCIONES

La gestión rentable de eventos y promociones requiere 3 acciones clave por su parte:

1. Proteja su previsión de la demanda
2. Manténgalo limpio
3. Ser más inteligente con el tiempo

Proteja su previsión de la demanda: Proteja la integridad de la previsión de la demanda a largo plazo. Realice un seguimiento de la demanda durante el periodo del evento promocional e introduzca el aumento del movimiento en una categoría de demanda promocional adecuada. Asegúrese de comprender y actualizar las fechas promocionales si cambian durante el proceso, para filtrar la demanda correcta en la categoría adecuada:

Enviados/Vendidos + Ventas Perdidas/Salidas - Promoción = Demanda de Reposición

Mantenga la precisión de su previsión de la demanda de reaprovisionamiento, proporcionando un historial del movimiento promocional para el análisis de eventos futuros.

Mantenga limpio su estado de existencias: Asegúrese de que su balance de inventario comprende la "retención" del inventario planificado. El inventario promocional planificado que no esté debidamente categorizado impedirá que se realicen los pedidos de reposición necesarios. Tan pronto como se realice el pedido promocional planificado, las cantidades adicionales deben introducirse en su cubo de "reserva promocional". La cantidad debe ser restada de su inventario mientras espera el pedido, y de su inventario disponible una vez que esté en stock:

Disponible + Pedidos en curso - Pedidos pendientes - Reserva de promoción = Saldo

Por supuesto, tendrá que retirar la cantidad en reserva a un ritmo inteligente a medida que se acerque el final del tiempo de promoción. Esto debe hacerse en coordinación con el plazo de entrega. Este proceso crítico y sensible al tiempo no puede hacerse manualmente. Los intentos de hacerlo con intervención humana continua siempre conducirán a un rendimiento fallido. El software de planificación de la demanda y la cadena de suministro lo resuelve de maravilla - lea más.

Hazte más listo con el tiempo: Aprenda ahora de sus acciones y hágalo mejor la próxima vez. Recopile datos con cada nuevo pedido, analícelos y refínelos con cada nuevo pedido.

A lo largo de estos procesos, no se limite a eliminar los errores. Recopile y visualice grandes datos para ver cómo se han producido los eventos promocionales en el pasado. Revise los eventos justo después de que se produzcan mientras tiene la mejor visión de por qué un evento inspiró un aumento de la demanda del 100%, y otro evento dio lugar a un aumento del 300%.

Cree perfiles y estrategias de eventos que puedan aplicarse como punto de partida por defecto la próxima vez que se produzcan.

Hoy en día, las soluciones avanzadas de planificación de la demanda hacen este trabajo por usted, resolviendo estos problemas de forma más rápida y sencilla.

Operaciones y compras de inversión

Su director financiero está esperando que le "muestre el dinero" con abundantes compras de acuerdos y compras inteligentes previas al aumento de precios que cincelen su coste de servicio.

Aunque las compras especulativas no siempre salen bien, puede obtener grandes beneficios de sus decisiones si conoce lo que debe y no debe hacer.

¿QUÉ FALLA?

Las oportunidades de negocio repercuten directamente en la cuenta de resultados, lo que puede ser bueno. O malo. Cada paso en falso limita su potencial de beneficios. Cuando las cosas van mal, he aquí las razones más comunes:

• Oportunidades perdidas: Perder oportunidades es comprensible. Dejar pasar oportunidades es una tontería. Aunque el efectivo o el espacio sean limitados, hay que aprovechar todas las oportunidades. Comprar el 50% de la cantidad deseada en cada operación es mucho más rentable que comprar sólo en la mitad de las operaciones. Si compra el 50% en todas las operaciones, obtendrá el 75% de los beneficios que habría obtenido comprando a plazo en todas las operaciones. Los primeros días de compra a plazo son los más rentables.
• No comprar lo suficiente: El equipo de inventario debe estar alineado con el director financiero y el equipo financiero para comprender la oportunidad. Las decisiones deben ser financieras y científicas. Un descuento del 10% debería traducirse en la misma cantidad comprada, independientemente de la persona a la que se ofrezca el trato y del día de la semana o del estado de ánimo del equipo. Dedique tiempo a conocer el panorama financiero de su empresa.
• Tratar todos los tratos de la misma manera: Muchos equipos de inventario tienden a sobrecomprar en condiciones de pago con datación adicional y a subcomprar con descuentos. Los plazos de pago adicionales ofrecen la oportunidad de realizar una compra de inversión, pero 90 días de fechado adicional no deberían equivaler a comprar 90 días de inventario adicional. Para gran parte de ese inventario, usted no habría querido comprar hasta dentro de 60 días, lo que reduce la ventaja adicional a 30 días en esa parte de la compra. Los descuentos son ligeramente diferentes a los aumentos de precio. Ambos son muy diferentes de las condiciones de pago de las citas adicionales. Asegúrese de contar con una sólida matemática de compra de inversiones que le ayude a usted y a su equipo a tomar las decisiones más inteligentes.
• Esperar a que se ofrezca el trato: Sí, nos oyes mencionarlo a menudo. Sus proveedores se pondrán en contacto con usted, pero usted también debe ponerse en contacto con ellos. Encuentre a las personas dentro de las organizaciones de sus proveedores que se beneficiarán de su aumento de pedidos y hágales ofertas. Haga girar el volante de los beneficios.

CÓMO GESTIONAR CORRECTAMENTE LAS COMPRAS DE INVERSIÓN

• Tener una estrategia corporativa: El director financiero, el director general y el equipo de inventario deben inspirarse en el potencial, entender las matemáticas y ofrecer las fórmulas y directrices. Las fórmulas no deberían cambiar, pero las directrices sí lo harán a medida que entre en las distintas temporadas de su posición de tesorería. A continuación, puede aplicar límites de agresividad en la compra de inversiones para controlar uniformemente las compras de operaciones.
• Elimine la emoción y el retraso: Cuando le ofrezcan un trato, o cuando su proveedor lo acepte, debería estar a unos minutos de entregarle el pedido final. Las fórmulas y directrices están establecidas. Cualquiera en la empresa podría crear el pedido y debería obtener el mismo resultado. Entregue el pedido rápidamente y se asegurará de ser el primero al que ofrezcan un trato la próxima vez. Te enseñarán el dinero.

• Superponga su inventario y haga un seguimiento de sus resultados: Su inventario aumentará y sus beneficios también. Sin embargo, también lo harán algunas cejas. Así que empiece a presentar el inventario por capas. Diez millones de dólares en inventario de reposición y tres millones de dólares en inventario de inversión futura tienen mucho mejor aspecto que trece millones de dólares en inventario. Informe con frecuencia de sus resultados de beneficios para que la empresa entienda por qué el almacén tiene un aspecto diferente.

Transferencias y equilibrios de excedentes

El efectivo necesario para pagar el siguiente pedido suele estar en la siguiente papelera. Esto es especialmente cierto en entornos con múltiples ubicaciones/tiendas. Veamos lo que se debe y lo que no se debe hacer en las transferencias y los balances de exceso de existencias.

¿QUÉ FALLA?

• Ignorar el exceso de existencias de su vecino: Su centro de distribución, tienda o sucursal hace un pedido y usted paga la factura. Al mismo tiempo, una sucursal vecina tiene un exceso de existencias que quiere devolver. Necesita algún tipo de solución de planificación empresarial integrada para colaborar y sincronizar la ejecución en toda la empresa y aunar ambas necesidades.
• Cálculos de exceso de existencias erróneos: También se transfieren productos que aparecen como exceso de existencias en un informe que no comprende el verdadero exceso de existencias. Poco después de trasladar el exceso de existencias, la ubicación vuelve a solicitar la compra del producto.
• No hacer nada: Las situaciones anteriores son comunes, pero la peor es cuando se ignora el tema del exceso de existencias... y se convierte en un proyecto de una vez al año. El equilibrado debe ser un proceso continuo integrado en el proceso de planificación de la demanda.

CÓMO GESTIONAR CORRECTAMENTE LAS TRANSFERENCIAS DE EXCESO DE EXISTENCIAS Y EL EQUILIBRADO

• Encuentre el verdadero exceso de existencias: El exceso de existencias no es simplemente una lista de todos los artículos que tienen más de 100 días de suministro. La cantidad de exceso de existencias es única para cada artículo, y tiene en cuenta la previsión de demanda del artículo, la estacionalidad, la optimización del ciclo de pedido del artículo, la compra de múltiplos, la economía y el inventario especial comprado para promociones o eventos.
• Comprender la carga financiera: La carga del exceso de existencias debe comprenderse aplicando el coste de transporte en el que se incurrirá antes de que el artículo se agote hasta un nivel normal[Vea el seminario web relacionado de nuestra SERIE PARA MAESTROS EN INVENTARIOS: Proceso de agotamiento y reposición de existencias]. Cien unidades de exceso de existencias que suman un total de $5 de inventario y $2 de carga no es un exceso de existencias procesable.
• Que esté disponible: Dependiendo de su entorno, de sus opciones de transferencia actuales y del coste de transferir el producto, su decisión de transferir el exceso de existencias conocido desde una ubicación regional debe ser una decisión científica y financiera. En algunos entornos, las transferencias diarias o semanales integradas en el proceso de reposición funcionan mejor. Para otros, una estrategia de equilibrio del exceso de existencias con una frecuencia inteligente tiene más sentido. En cualquiera de los casos, utilice siempre análisis de la cadena de suministro para comprender e informar sobre el panorama de su inversión en exceso de existencias. Asegúrese también de que existen límites y objetivos en % de inventario y en dólares.

Aproveche al máximo los pedidos especiales

Recuerde que un gran trabajo en los 4 primeros pasos esenciales sentará las bases del éxito en los Pedidos Especiales.

Realice promociones y eventos para aumentar la exposición. Cree y aproveche todas las ofertas posibles para aumentar los beneficios y mantenga los inventarios reducidos con estrategias inteligentes de exceso de existencias.

¿Desea una evaluación rápida de sus resultados potenciales con el análisis de pedidos especiales? Póngase en contacto con nosotros para obtener más información.

A continuación: Análisis de la validez de los pedidos

Volver a la 5ª parte: Optimización del reaprovisionamiento

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