Prognostisering av ledtider: Det andra viktiga steget till expertplanering av efterfrågan

Välkommen tillbaka till vår serie "7 viktiga steg"!

Vi hoppas att du gillade förra veckans inlägg om prognostisering av efterfrågan. Idag är det andra viktiga steget för att "göra rätt" i köpprocessen... Prognoser för ledtider! 

Prognoser för ledtider är en kritisk och ofta förbisedd del av planering av efterfrågan och återfyllnad. För många detaljhandels- och grossistföretag är det första gången som orden "ledtid" och "prognos" sätts ihop.

Vi har ingen kristallkula för att förutsäga långa ledtider [även om det inte skulle vara fantastiskt?!] Vad vi kan göra är att bli metodiska när det gäller hur vi beräknar säkerhetslagret i termer av ledtider. Detta steg kommer att ge betydande resultat.

Det är mycket logiskt när man tänker på det. När service och lagerprestanda står på spel, varför skulle du då lägga ner enorma resurser på att prognostisera efterfrågan för dina kunder och sedan helt enkelt "plugga in" ett ledtidsvärde för att beskriva dina leverantörer? Intelligenta prognoser för ledtider behöver och förtjänar samma sofistikerade nivå som efterfrågeprognoser!

Det är inte längre möjligt att skjuta från höften.

Hoppa av tåget med det värsta scenariot!

Ett intressant och kostsamt köpmönster har funnits i årtionden. Analytiker är mycket bekväma med en prognos för efterfrågan som skär igenom mitten av deras efterfrågehistorik. När det gäller ledtider har vår yrkeskår dock historiskt sett en vana att gå in i det värsta tänkbara scenariot.

Om leveranserna i genomsnitt har tagit mellan 8 och 12 dagar, är det ofta mer sannolikt att du får en ledtid på 12 dagar i stället för 10 dagar i genomsnitt.

Samtidigt kommer en produkt som historiskt sett säljer mellan 50 och 150 att ha en prognos för efterfrågan på 100.

Det första steget i prognostiseringen av ledtiden är att behandla ledtidsvärdet som en prognos, snarare än en inställning.

Om du har denna inställning kommer du att få bra resultat.

Prognoser för leverantörs- och artikelledtider

En stark prognosprocess för ledtider analyserar den huvudsakliga mottagningshistoriken och erbjuder en prognos för leverantörens ledtider, men erbjuder också prognoser för ledtider på artikelnivå för de artiklar som ofta blir repade eller kortvarigt skickade.

Behovet av unika prognoser för ledtider på artikelnivå varierar vanligtvis beroende på bransch. Branscher där leverantörerna har dåliga och inkonsekventa leveranser - t.ex. möbeldistribution - kommer att gynnas av prognoser för ledtider på artikelnivå.

Precis som i efterfrågeprognoser bör du samla in så mycket ledtidshistorik som möjligt. Dina uppgifter är oerhört värdefulla. År av ledtidshistorik och analys i realtid gör det möjligt för dig att lägga lager bakom de vinnande SKU:erna.

Viktiga komponenter

På samma sätt som vid prognostisering av efterfrågan finns det tre kritiska egenskaper för prognostisering av ledtider: Prognos av ledtid, avvikelse av ledtid och säsongsbundenhet av ledtid. När det görs på rätt sätt ger prognoser för ledtiderna precision i alla tre fallen.

Prognos av ledtid

Börja med prognosvärdet för den faktiska ledtiden, men stanna inte där. Erbjud så mycket historik som möjligt. En intelligent prognosmetod talar om för dig hur mycket du ska använda för varje leverantör och artikel. Du kan hitta detta i dagens avancerade molnnativa lösningar för prognoser.

Avvikelse i ledtid

Avvikelsen beskriver leverantörens tillförlitlighet och prestationer.

I likhet med efterfrågeavvikelsen gäller att ju större avvikelse för ledtiden, desto mer säkerhetslager behövs. Detta extra säkerhetslager blir en del av driftskostnaden för lagret och påverkar vinsten för en artikel negativt.

Dina leverantörer behöver veta det, och det gör du också.

Leverantörerna måste inse att deras konsistens är lika viktig som deras ledtider. En ledtid på 10 dagar som varierar mellan 6 och 14 dagar kommer sannolikt att orsaka större lagerkostnader än en konsekvent ledtid på 11 dagar. Det extra säkerhetslagret kommer absolut att påverka din driftskostnad för lagret.

En anmärkning om de ekonomiska konsekvenserna av långa ledtider... Ja, din avvikelse i ledtiderna kommer att påverka dina behov av säkerhetslager. Men det gör även ledtidens längd.

En ledtid på 100 dagar kräver ett mycket större säkerhetslager än en ledtid på 10 dagar. Att köpa för en tid tre månader framåt minskar ditt förtroende för hur mycket du kommer att sälja under den perioden.

Faktum är att av de olika komponenterna i säkerhetslagret kan din ledtid ha störst inflytande när ledtiderna blir flera veckor och längre. När man köper importartiklar med målet att uppnå lägre priser är det viktigt att analysera den extra kostnaden för säkerhetslagret.

En varning... Om du fortsätter att fastställa dina ledtider med hjälp av strategin för det värsta scenariot lägger du till onödiga lagerdagar. Tre dagars dämpad ledtid resulterar i tre dagars onödigt säkerhetslager. Detta ökar ditt lager, men är ett enormt missbruk av kontanter!

Om du känner till värdet av en dags lagerhållning, vilket de flesta toppresterande lagerhanteringsteam gör, vet du också hur mycket extra investeringar du kan göra för att dämpa ledtiderna.

Ledtid Säsongsmässighet

Ja, dina leveranser med ledtid upplever också säsongsvariationer. Säsongsvariationer i leveranserna beror på:

• Säsongsmässiga väderförhållanden
• Leverantörers fabriksavstängningar
• Semester för anställda
• Och många andra smärtor i #$%%!

I själva verket är det ofta era egna mottagningsavdelningar som orsakar dessa säsongsförändringar! Dina beräkningar och processer för säkerhetslager måste kunna läsa av dessa årstider och hjälpa dig att reagera.

Dessa nyckelkomponenter måste underhållas i förväg. Precis som alla andra komponenter måste ledtidsvärdena underhållas i förväg, eftersom de påverkar beslutet om "när man ska köpa" lika mycket som de påverkar det uppenbara beslutet om "hur mycket man ska köpa".

Vanliga, kostsamma fallgropar att undvika

Många vanor för prognostisering av ledtider har blivit vanliga rutiner, men orsakar överdriven tid och kostnader. Oftast mycket mer än vad organisationerna inser. När du går från bra till bra när det gäller prognostisering av ledtider bör du arbeta för att undanröja dessa vanliga fallgropar för ledtider:

1. Köp med en dämpad ledtid som beskriver det värsta scenariot och håller onödiga lagerkostnader för "just-in-case".
2. Man förutspår inte en ledtid utifrån kvittohistorik, utan köper med en statisk siffra som baseras på leverantörens löften eller magkänsla.
3. Användning av ett ledtidsnummer på leverantörsnivå för alla artiklar i sortimentet, även om vissa artiklar ibland har haft korta leveranstider eller andra missöden och kräver en unik ledtid.
4. Att inte spåra eller använda den historiska avvikelseinformationen från varans mottagningshistorik för att bygga upp ett lämpligt säkerhetslager.
5. Vid prognostisering av ledtider för leverantörer/artiklar använder du en enda prognosberäkning, även om varje artikel har unika egenskaper för mottagningshistorik.
6. Överreagerar på enskilda långa ledtidstoppar och reagerar genom att bygga upp onödiga lager.
7. Att inte filtrera reklamkvitton eller andra specialbeställningar ur ledtidsberäkningarna, vilket skulle kunna öka lagret.
8. Man tar inte hänsyn till säsongsmässiga ledtider vid inköp.

Om du gör något av ovanstående, se till att du tar reda på vad dessa fallgropar kostar ditt företag. Den här ROI-kalkylatorn för inventarier kommer att visa dig det.

Avancerade operativa KPI:er för lagerhantering

Avancerad prognostisering av ledtider kommer också att ge många operativa studier. Här är några av de KPI:er som förtjänar att studeras och åtgärdas av ditt lagerhanteringsteam:

Kostnaden (för dig) för ökade ledtider hos leverantörerna.

När leverantörerna plötsligt har svårt att klara sig och din prognostiserade ledtid måste flyttas från 9 dagar till 14 dagar, innebär den nya normaliteten en exakt ekonomisk belastning.

Dina prognosverktyg bör till exempel visa att förändringen från 9 till 14 kommer att öka ditt lager med 100 000 dollar och din kostnad för lagerhållning med 26 000 dollar. Du har nu ett lager som din leverantör tidigare hade. De har överfört en kostnad till dig. Du måste lösa in denna kostnad i form av prissättning, en återfakturering eller något annat avtal.

Leverantörens prestationer - % service till dig

Om ditt uppdrag och ditt löfte är att leverera 98 % service till dina kunder och dina leverantörer ger dig 96 % service, behöver du bra verktyg för att visualisera effekterna av detta.

Spåra, studera och reagera på denna kritiska siffra. Känn till den totala siffran samt värdet för varje leverantör och DC. Det bör finnas en löpande beräkning av leverantörens serviceprocent och du bör få automatiska varningar när värdet ändras. Du kommer troligen att hitta säsongsmässiga förändringar i antalet, vilket bör leda till justeringar av påfyllningen.

Dessutom förtjänar varje värde som detta ett värde för en lucka.

Känn alltid till det aktuella gapet mellan din service till dina kunder och leverantörens service till dig.

Förändringar i gapet bör leda till åtgärder!

Genomsnittligt antal rader per PO

Beställningarnas storlek påverkar dina mottagningstider. När du gör justeringar av dina kompletteringskomponenter måste du hålla utkik efter förändringar i beställningarnas storlek. Dessa förändringar kan påverka mottagningsscheman och -mönster.

Fluktuationer i ledtiderna beroende på orderstorlek

När mottagningen blir tung eller när semestrar begränsar arbetskraften kan det uppstå störningar. Mottagningsgrupperna reagerar ofta på olika sätt, till och med på olika avdelningar inom samma företag.

Baserat på de mål som de måste uppfylla kan du upptäcka att stora beställningar skjuts åt sidan till senare, och det är just de beställningarna där ledtiderna ökar. En annan DC kan dock göra precis tvärtom. Använd dina data på ett bra sätt och skapa berättelser som hjälper dig att vidta rätt åtgärder.

Tid till hyllan och tillgängliga för försäljning

Ett annat viktigt värde att mäta är tiden från mottagning till försäljning i ERP:s värde för lagerhållning. Detta är ett annat mycket fördelaktigt värde som bör övervakas noggrant på varje plats. Det finns tillfällen då dina ledtidstoppar huvudsakligen är resultatet av långsamma processer i lagret.

Hur ser en prognos av ledtider enligt "läroboken" ut?

De bästa lagervårdsteamen investerar tid och resurser i prognostisering av ledtider på samma sätt som de gör i prognostisering av efterfrågan. De arbetar ständigt för att förbättra, förfina och skärpa precisionen.

Värdefulla resultat väntar på båda sidor. Lagren kommer att få en minskning av lagret genom att ta bort kudden och en förbättring av servicen genom att köpa tidigare varor med längre ledtider.

Analytiker bör ha samma grad av prognosprecision verktyg för att övervaka ledtidstrender och göra förändringar.

De bästa lagringsförvaltningsgrupperna värdesätter också samarbete. Integrerad affärsplanering med leverantörerna leder till att de ständigt får de smartaste och mest exakta ledtiderna som möjligt. De erbjuder inköpsprognoser för att hjälpa leverantörerna att vara förberedda och ha lager.

Resultat av att göra det på rätt sätt

En minskning av lagret med 10-12 % är vanligt

Under de senaste decennierna har man konsekvent uppmätt en ytterligare minskning av lagret med 10-12 % när företag lägger till avancerad prognostisering av ledtider i sina lösningar för planering av leveranskedjan. Denna analys har varit möjlig under åren eftersom företagen ofta aktiverade detta område flera månader efter det att deras inventeringslösning togs i drift.

För de företag vars löfte om servicenivå är högre än leverantörens prestationer är prognostisering av ledtider nyckeln till att hålla det löftet.

Analysverktyg kan hjälpa till att bygga en bro mellan planering av leveranskedjan, lagret och transportteamen. Lagerplanering har ofta de uppgifter och insikter som deras operativa kollegor behöver.

Ledtidskomponenten har ofta kallats "sovande komponent". Det är för mycket som står på spel för att den ska få ligga i dvala.

Lägg till robusta prognoser för ledtider på din resa från bra till bra-resultat och du kommer att öka din vinst!

Nästa steg i vår serie: Steg 3: Optimering av ordercykeln. Se till att prenumerera så att du inte missar det!

Tillbaka till del 1

Läs del 3